外贸跟单，有两种，一种是接单到出货，不接触实际货物，另一种是货物跟单，完全接触货物，比如鞋子，要完全了解它的整个生产过程，包括材质前者一定要熟悉 英语 ，后者 英语 基础即可。

　　外贸 跟单员 ，是指在国际贸易过程中，根据已签署的商务合约中有关出口商品的相关要求，代表公司选择生产加工企业，指导、监督其完成生产进度以确保合同如期完成的人员。

　　 进出口 货物的基本程序

　　外贸业务主要就是进行货物的 进出口 交易.我们分别来了解一下出口货物跟单和进口货物跟单的基本程序及 跟单员 所要做的工作.

　　货物的出口交易有二种形式,一种通过外贸公司出口,另一种是自营出口.跟单员对出口货物的跟单工作主要有:接单,跟进生产,出货跟踪,制单 结汇 等.

　　一接单:接单也即合同的签定,订单的取得.

　　合同的书面形式并不限于某种特定的格式.任何载明双方当事人名称,标的物的质量,数量,价格,交货和支付等交易条件的书面文件,包括买卖双方为达成交易而交换的信件,电报或电传,都足以构成书面合同.

　　1.下单方式:客户下单的方式有:通过电话,Fax, Email或书面合同等方式.

　　2.接单的途径:交易会,出访,出国参展,邀请客户来访,利用我们的网站,等等.

　　3.接单的形式:在出口贸易中,跟单员接的单没有特定的限制,最常见的是:
　　(1) 合同:(CONTRACT)合同有销货合同(SALES CONTRACT)和购货合同(PURCHASE CONTRACT).前者由卖方草拟,后者由买方草拟.
　　(2) 确认书;(CONFIRMATION)它比合同要简化些.对异议,仲裁,不可抗力等 条款 都不列入.它也有销货确认书(SALES CONFIRMATION)和购货确认书(PURCHASE CONFIRMATION).这种格式的合同一般适用于成交金额不大,批次较多的轻工商品,日用品,土特产等.而合同用的比较正规.机器设备,大棕贸易的进出口.
　　还有协议书,意向书,订单和委托订单等.要提的是,客户从国外直接发来的订单或委托订单,我们收到后要回复,不能置之不理,否则算默认.

　　4.接单的程序: 接单的程序可分为询盘,发盘,还盘和接受四个环节.
　　(1) 询盘:(INQUIRY)又叫询价.
　　(2) 发盘:(OFFER)又叫发价.是买方或卖方向对方提出各项交易条件,并愿意按照这些条件达成交易,订立合同的一种确定的表示.在实际业务中,发盘通常是一方在收到对方的询盘后作出的.
　　(3) 还盘:(COUNTER-OFFER)又叫还价.
　　(4) 接受(ACCEPTANCE)买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件,并愿意按这些条件达成交易,订立合同的一种确定的表示.

　　二审单:即审核合同

　　1.审单内容:
　　确认产品名称,规格,质量,数量,单价,价格 条款 ,总额,付款方式,包装要求,交货期,交货方式.

　　2.审单方法:

　　(1)产品名称,规格:
　　审查时产品代码是不是自身的产品 与我们的产品资料能否对上号 有很多公司和企业产品名称的代码同时也代表了规格.

　　(2)质量:
　　也称品质.是货物的外观形态和内在质量的综合.在国际货物买卖中,货物的品质不仅是主要交易条件,也是我们跟单员进行审单的首要条件.

　　(3)数量:
　　应审查货物的数量是否可以及时备妥,其计量单位,重量以及约数有何 规定 .
　　约数:如合同数量前加"约",可使交货数量有适当的机动.国际上对约字的含义解释不一.有的认为是2.5%,有的认为是5%.按《跟单 信用证 统一惯例》, 信用证 上如 规定 约字,应允许有不超过10%的增减幅度.

　　(4)单价,总额的审查:
　　1.客户下单有的会将单价标出,我们要对照我们的报价表审查是否对 总额有没有加错 新客户下单,要查看我们给他的报价.
　　2.通常我们以美元为结算货币,但也有以其它币种的.要注意的是要用在国际上流通的硬货币.(英镑,港币,欧元)

　　(5)价格条款的审查:
　　出口货物的单价条款,也称价格 术语 ,常用的有:
　　 FOB 船上交货价(指装运港的价格条件)
　　C&F (Freight or Carriage Paid to…..)运费付至指定目地的交货
　　 CIF 成本+保险费+运费(指目的港)价格
　　常用的 FOB CFR CIF 几种价格的换算及公式介绍如下:
　　(1) FOB价格换算为其它价:
　　 CFR 价 = FOB价 + 运费
　　FOB价 + 运费
　　CIF价 = -----------------------
　　1 - 保险费率 X 投保加成
　　(2) CFR价格换算为其它价:
　　FOB价 = CFR价 ? 运费
　　CFR价
　　CIF价 = ----------------------------
　　1 ? 保险费率 X 投保加成
　　(3) CIF价格换算为其它价:
　　FOB价 = CIF价 X (1 ? 投保加成 X 保险费率) - 运费
　　CFR价 = CIF价 X ( 1 ? 投保加成 X 保险费率)
　　(6)付款方式审查:
　　1. 付款方式是否能接受 LC ,付定金,等等.
　　2. 支付的货币能否接受
　　(7)包装要求的审查:
　　1.工厂的产品本身有自已的包装,展示给客户能否接受
　　2.客户提供的包装(彩印,尺寸)我们能否做
　　3.客户提供的包装资料是否齐全 (内包装,外包装,标签,说明书)
　　内包装:普合,白合,彩合,吸塑
　　外包装:纸箱,木箱,桶装,编织袋.最主要是唛头印刷.
　　(8)交货期的审查
　　跟单员应审查交货期是否合理,公司是否能及时筹备到货物,并装船送达.交货期一般应规定一个期限,而不是某个具体日期.期限有长有短.可以是2周,3周,或一个月,二个月,一个季度或更长.

　　(9)交货方式的审查:
　　运输主要有海运,陆运, 空运 ,邮寄等等.
　　注:如运费由客户支付,客户 决定 交货方式.如我们付费,尽量用海运.如报的价是连同海运价,而客户要求 空运 (赶销售),我们可要求客户承担多出部分的费用.

　　关于样品:

　　要获取订单,备好样品是很重要的一步.
　　1.寄目录,样本:
　　2.准备样品.
　　(1)工厂现有的款式
　　(2)新款
　　(3)客户来样.

　　要领:无论老品,新品,还是客户来样,样品都要寄给客人进行确认.特别是新品可能要反复修改几次.跟单员一定要保存好最终的确认样品,以免客人在下单时找不到确认样.在国际贸易中,凭样品成交的比重很大.作为跟单员,我们要做到:
　　(1) 有完整的产品资料,主动进行宣传.
　　(2) 新品的成本,价格要进行核算.
　　(3) 新品的制作要留有实样.
　　(4) 客户的来样要保存好原样.

　　三形式 发票 :PROFORMA INVOICE

　　买方为了向其本国当局申请进口许可证或核批外汇,在未成交前要求出口方将拟出售成交的商品名称,规格,价格等条件开立的一份参考性 发票 .这种发票在成交后不能代替正式发票使用,对双方都无最终约束力.为了区别于正式发票,它必须明显表明"形式发票"字样. 形式发票上一般要显示订单的相关信息.(收货人,合同号,形式发票号,开出日期). 产品信息 (品名,数量,价格,交货期).合同条款 (价格条款,付款方法).此外,提供我们的银行资料以便客户开证或汇款.

　　注意几点:
　　1 .单价条款要明确 (FOB, CFR, CIF)
　　2 .交期要明确
　　3 .付款条件要明确 (LC, TT)

　　四出口货物跟单的基本程序:

　　出口货物跟单是跟单员对履行合同的跟进.它以货,证,船,款为中心,包括备货,催证,改证, 租船 订仓,(报关,报验,装船),制单, 结汇 等环节.我们将这些程序概括为:

　　(1)筹备货物:按订单及信用证的要求,按时,按质,按量地备好货物.

　　(2)催审单证:大多数的支付方式是L/C.对安全收汇有保障,因它是银行信用. 只要所装运货物与信用证条款一致,银行保证付款.跟单员应对以L/C为支付方式的合同进行催证,审核和修改的跟踪工作.

　　催证:货物快完成时,要催证.

　　审证:审证是银行和公司的共同职责,但在范围和内容上有所不同.银行从 政策 面上,开证的国家有无贸易往来 开证行的资信 公司审开证人和受益人对否 L/C的货物和金额与合同是否相同 装期 特别条款

　　改证:审证后发现问题是常事.包装上,总金额,效期,包括拼写错误.要求对方修改,一份L/C,可能有几处问题,我们要一一指出,一次性修改.

　　(3)订仓装船:货物备妥,L/C没问题后,我们就要进入到出货装柜, 租船 订仓和装船的阶段.按CFR 和CIF成交的,我们负责租船订仓和装船的手续.首先:

　　出货装柜:跟单员在出货前三四天就要联系出货装柜事.这当中要做的工作有货柜选择,制作 装箱单 ,跟踪装柜等.

　　A. 货柜选择:根据货物的不同而选择不同的货柜.常用的有:20' 29 ? 30立方/17.5吨 40' 58 ? 61 立方/22.5吨 40'H 68 ?71立方/27.5吨

　　B. 制作 装箱单 :装箱单着重表现货物的包装情况.应包括出货的品名规格,数量,箱数,毛净重,包装尺码,总体积,箱号,唛头等.

　　C. 跟踪装柜:出货前一天 通知 有关人员并确定出货数量的准确性.协助生产部门安排好人员装柜.货柜到厂后,跟单员要监装,指导货物的摆放.如一个柜内有几种货,每一规格的产品要留一二箱放于货柜尾部用于 海关 查货用.

　　(4)制单结汇:是出口货物跟单的最后一个环节.

　　A.制单:货物装船后,跟单员要及时按L/C,合同或其它单据的内容制作各种单据.

　　要在L/C的有效期内将单据送交银行.

　　出口单据主要有: 汇票 ,发票, 海关 发票,提单,装箱单, 产地证 , 商检证 ,保险单等.

　　B.结汇:如按L/C的规定制作了单据,并及时送交了银行,我们就可及时收到货款了.

　　单据要求:正确,完整,及时,简明,整洁

　　五进口货物跟单的基本程序

　　就是跟进 进口合同 的履行.其程序为:租船订仓,申请开证,催交装运,办理保险,商检报关及接货验收等.